Skip to content
Hiệp hội làm marketing Việt Nam
  • Trang chủ
  • Digital
  • Content
  • Showcase
  • Casestudy
  • Reviews
  • Tools
  • Content
    • Ấn phẩm truyền thông
    • Dịch vụ Backlink
    • Dịch vụ chăm sóc Fanpage
    • Dịch vụ dịch thuật content
    • Dịch vụ Email Marketing
    • Dịch vụ thiết kế Brochure – Leaflet – Infographic
    • Dịch vụ thiết kế Landing Page
    • Dịch vụ tư vấn Content Marketing
    • Dịch vụ viết bài PR
    • Dịch vụ xây dựng Ebook thương hiệu
    • Kịch bản Event – MC
    • Tài liệu truyền thông nội bộ
    • Video Marketing
    • Xây dựng câu chuyện thương hiệu
  • Jobs
  • Blog
  • Longform
  • Home
  • Branding
  • Bí quyết quản lý khách mời ổn định trong sự kiện

Bí quyết quản lý khách mời ổn định trong sự kiện

Posted on Tháng Một 3, 2023 By admin
Branding

Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huố

Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt. Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý đến những vấn đề dưới đây.

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PGs làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh/lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

QLkhachmoi1 ID715

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

QLkhachmoi2 ID715

Luôn phải chú ý đến yếu tố an toàn trong sự kiện

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.


Nguồn Event Channel

Marketing Group là Cộng đồng Marketing và Xây dựng Thương hiệu toàn diện tại Việt Nam, với những sản phẩm và dịch vụ có kết nối chặt chẽ với nhau để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của marketers nói chung, người làm kinh doanh nói riêng.

© 2012 – 2022 Marketing Group.

do Sở KH&ĐT cấp ngày 10/03/2012.

Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huố

Điều hướng bài viết

❮ Previous Post: Từ mạng xã hội ảo đến bi kịch thật: có cần khuôn khổ?
Next Post: Các hãng xe Nhật thay đổi chiến thuật ở thị trường Mỹ ❯

You may also like

Branding
Nestlé muốn “biến” Việt Nam thành trung tâm đồ uống toàn cầu
Tháng Một 3, 2023
Branding
Coolmate huy động thành công 2 triệu USD
Tháng Một 3, 2023
Branding
Valentine version “AiiM 2014” có gì đặc biệt?
Tháng Một 3, 2023
Branding
Nhà mạng phải chịu trách nhiệm về tin nhắn rác Sim rác được kích hoạt quá dễ dàng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng tin nhắn rác tràn lan vào thời điểm cận Tết. Bộ TT&TT cho rằng nhà mạng phải chịu trách nhiệm về vấn đề này.
Tháng Một 3, 2023

Chuyên mục

  • Blog (4.664)
  • Branding (19.126)
  • Casestudy (1.673)
  • Content (1)
  • Digital Marketing (4.915)
  • Jobs (1.528)
  • Longform (3)
  • Mới nhất (1)
  • Reviews (1)
  • Showcase (3)
  • Tổng hợp (12)
  • Tools (1)
  • Từ điển (670)

Bài mới

  • Quảng cáo trên Facebook có thực sự hiệu quả?
  • Vissan tham vọng là nhà sản xuất thực phẩm lớn nhất Việt Nam
  • Cửa hàng di động xách tay nhỏ lẻ vẫn sống tốt
  • Cách ứng dụng messenger của Facebook thay đổi “cuộc chơi” chatbot đang dần mở ra một nền tảng cho các thương hiệu
  • Hai thái cực của điện thoại Sony tại Việt Nam
  • Ngành hàng BIA: Cập nhật hoạt động của các thương hiệu bia những tháng đầu năm 2015
  • Dốc hết trái tim: Điều gì xuất phát từ trái tim sẽ đến được tới trái tim
  • Tại sao Facebook Live lại thu hút người xem hơn truyền hình?
  • Thay vì bán sản phẩm, hãy bán một câu chuyện cho khách hàng
  • Thương mại điện tử tại Việt Nam: Chông gai ai sẽ đi?
  • Bị “ném đá” vì quảng cáo “kỳ thị”
  • (không có tiêu đề)
  • Những đế chế công nghệ bắt đầu khởi nghiệp từ garage
  • Báo điện tử VnExpress bất ngờ mở VnExpress Shop
  • Digital Video bước vào thời hoàng kim: 8 điều thương hiệu cần biết
  • Hướng dẫn thiết kế logo theo phong thủy
  • Chủ tịch Bita’s: “Chân phải đạp đất, đừng ham nổi tiếng viển vông”
  • Làm sao để Designer có thể sáng tạo khi làm việc trong một tập đoàn?
  • Facebook Marketing: Đã đến lúc Fan Page cần sử dụng app “sạch”
  • VNG sẽ mở chuỗi bán lẻ điện thoại di động?
  • Starbucks vào Việt Nam: Thì sao!
  • Facebook là bạn hay thù của giới truyền thông?
  • Ogilvy & Mather công bố nghiên cứu 12 thị trường tăng trưởng nhanh (V12) tạo sức ảnh hưởng đến sự phát triển toàn cầu
  • Dự thảo quảng cáo thực phẩm: Đề xuất giảm bớt thủ tục, hồ sơ
  • Google sẽ ra mắt smartphone “chính chủ” cuối năm nay?
  • Điểm mặt những chú sư tử dũng mãnh của cuộc đi săn Vietnam Young Lions 2018
  • CPI 6 tháng năm 2016: Tốc độ tăng gấp 5 lần cùng kỳ
  • “Câu thần chú” giúp các chiến dịch marketing của Samsung luôn thành công
  • Apple, Microsoft và cuộc chiến vì tương lai công nghệ
  • 7 quảng cáo ngoài trời tương tác thông minh cực đỉnh
  • Tự tin với óc sáng tạo của mình, bạn có chắc sẽ giải được đề Vietnam Young Lions 2018?
  • Cuộc bành trướng của Google Fiber
  • Dietrich Mateschitz và tham vọng “phủ sóng” Red Bull lên truyền thông

Từ khóa

content outline cách làm nội dung cách viết content viết content
  • Trang chủ
  • Digital
  • Content
  • Showcase
  • Casestudy
  • Reviews
  • Tools
  • Content
  • Jobs
  • Blog
  • Longform

Copyright © 2023 Hiệp hội làm marketing Việt Nam.

Theme: Oceanly News by ScriptsTown