Skip to content
Hiệp hội làm marketing Việt Nam
  • Trang chủ
  • Digital
  • Content
  • Showcase
  • Casestudy
  • Reviews
  • Tools
  • Content
    • Ấn phẩm truyền thông
    • Dịch vụ Backlink
    • Dịch vụ chăm sóc Fanpage
    • Dịch vụ dịch thuật content
    • Dịch vụ Email Marketing
    • Dịch vụ thiết kế Brochure – Leaflet – Infographic
    • Dịch vụ thiết kế Landing Page
    • Dịch vụ tư vấn Content Marketing
    • Dịch vụ viết bài PR
    • Dịch vụ xây dựng Ebook thương hiệu
    • Kịch bản Event – MC
    • Tài liệu truyền thông nội bộ
    • Video Marketing
    • Xây dựng câu chuyện thương hiệu
  • Jobs
  • Blog
  • Longform
  • Home
  • Branding
  • Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện

Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện

Posted on Tháng Một 3, 2023 By admin
Branding

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hay tham khảo một vài trường hợp

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hay tham khảo một vài trường hợp rắc rối thường gặp và phương án giải quyết phù hợp.

Gần đến giờ sự kiện bắt đầu nhưng lượng khách mời vẫn chưa được phân nửa, khách hàng và những người tổ chức lo lắng sốt vó lên. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách hàng của bạn và huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho khách mời để nhắc nhở họ.


sucokhachmoi1 ID509

Khách mời ít cần thu hẹp khu vực tổ chức để tạo cảm giác “xôm tụ”

Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải giải quyết. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 5000 người nhưng có đến 7000 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 2000 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh nào thêm nữa về không gian, thức ăn, đồ uống? Có lẽ lúc này việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào. Nếu như trong sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Với thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn. Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc thông báo,…

sucokhachmoi2 ID509

Khi khách mời quá đông, cần kiểm soát các cửa ra vào để tránh lượng người đổ thêm vào

Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng. Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.

Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.

Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.


Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời phải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý. Vì những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước.

Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không, bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách mời càng tốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.






Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang bị đội ngũ bảo vệ hùng hậu phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. Đối với các mâu thuẫn hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tâm kiểm soát, tốt nhất bạn nên gọi cho cảnh sát đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa đểm hỗ trợ để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

sucokhachmoi3 ID509

Nguồn Event Channel

Marketing Group là Cộng đồng Marketing và Xây dựng Thương hiệu toàn diện tại Việt Nam, với những sản phẩm và dịch vụ có kết nối chặt chẽ với nhau để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của marketers nói chung, người làm kinh doanh nói riêng.

© 2012 – 2022 Marketing Group.

do Sở KH&ĐT cấp ngày 10/03/2012.

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hay tham khảo một vài trường hợp

Điều hướng bài viết

❮ Previous Post: Spotify – Wrapped: “Lật tẩy” thói quen nghe nhạc kỳ lạ của người dùng với Data Story-telling
Next Post: Người Việt sẽ đến BigC để mua…hàng tiêu dùng Thái? ❯

You may also like

Branding
Hàng loạt hãng xe tại Việt Nam tạm ngừng hoạt động do dịch COVID-19
Tháng Một 3, 2023
Branding
Hỏi chuyện khách hàng
Tháng Một 3, 2023
Branding
Cửa hàng thegioididong.com tiếp tục bị thu hẹp Tính từ đầu năm đến hết tháng 6/2019, Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động (MWG) đã đóng hơn 20 cửa hàng kinh doanh sản phẩm điện thoại di động (thegioididong.com), còn riêng tháng
Tháng Một 3, 2023
Branding
Clever Group: Marketing khách sạn là gì? Có nên áp dụng Digital Marketing trong Marketing khách sạn? (Phần 1)
Tháng Một 3, 2023

Chuyên mục

  • Blog (4.664)
  • Branding (19.126)
  • Casestudy (1.673)
  • Content (1)
  • Digital Marketing (4.915)
  • Jobs (1.528)
  • Longform (3)
  • Mới nhất (1)
  • Reviews (1)
  • Showcase (3)
  • Tổng hợp (12)
  • Tools (1)
  • Từ điển (670)

Bài mới

  • Quảng cáo trên Facebook có thực sự hiệu quả?
  • Vissan tham vọng là nhà sản xuất thực phẩm lớn nhất Việt Nam
  • Cửa hàng di động xách tay nhỏ lẻ vẫn sống tốt
  • Cách ứng dụng messenger của Facebook thay đổi “cuộc chơi” chatbot đang dần mở ra một nền tảng cho các thương hiệu
  • Hai thái cực của điện thoại Sony tại Việt Nam
  • Ngành hàng BIA: Cập nhật hoạt động của các thương hiệu bia những tháng đầu năm 2015
  • Dốc hết trái tim: Điều gì xuất phát từ trái tim sẽ đến được tới trái tim
  • Tại sao Facebook Live lại thu hút người xem hơn truyền hình?
  • Thay vì bán sản phẩm, hãy bán một câu chuyện cho khách hàng
  • Thương mại điện tử tại Việt Nam: Chông gai ai sẽ đi?
  • Bị “ném đá” vì quảng cáo “kỳ thị”
  • (không có tiêu đề)
  • Những đế chế công nghệ bắt đầu khởi nghiệp từ garage
  • Báo điện tử VnExpress bất ngờ mở VnExpress Shop
  • Digital Video bước vào thời hoàng kim: 8 điều thương hiệu cần biết
  • Hướng dẫn thiết kế logo theo phong thủy
  • Chủ tịch Bita’s: “Chân phải đạp đất, đừng ham nổi tiếng viển vông”
  • Làm sao để Designer có thể sáng tạo khi làm việc trong một tập đoàn?
  • Facebook Marketing: Đã đến lúc Fan Page cần sử dụng app “sạch”
  • VNG sẽ mở chuỗi bán lẻ điện thoại di động?
  • Starbucks vào Việt Nam: Thì sao!
  • Facebook là bạn hay thù của giới truyền thông?
  • Ogilvy & Mather công bố nghiên cứu 12 thị trường tăng trưởng nhanh (V12) tạo sức ảnh hưởng đến sự phát triển toàn cầu
  • Dự thảo quảng cáo thực phẩm: Đề xuất giảm bớt thủ tục, hồ sơ
  • Google sẽ ra mắt smartphone “chính chủ” cuối năm nay?
  • Điểm mặt những chú sư tử dũng mãnh của cuộc đi săn Vietnam Young Lions 2018
  • CPI 6 tháng năm 2016: Tốc độ tăng gấp 5 lần cùng kỳ
  • “Câu thần chú” giúp các chiến dịch marketing của Samsung luôn thành công
  • Apple, Microsoft và cuộc chiến vì tương lai công nghệ
  • 7 quảng cáo ngoài trời tương tác thông minh cực đỉnh
  • Tự tin với óc sáng tạo của mình, bạn có chắc sẽ giải được đề Vietnam Young Lions 2018?
  • Cuộc bành trướng của Google Fiber
  • Dietrich Mateschitz và tham vọng “phủ sóng” Red Bull lên truyền thông

Từ khóa

content outline cách làm nội dung cách viết content viết content
  • Trang chủ
  • Digital
  • Content
  • Showcase
  • Casestudy
  • Reviews
  • Tools
  • Content
  • Jobs
  • Blog
  • Longform

Copyright © 2023 Hiệp hội làm marketing Việt Nam.

Theme: Oceanly News by ScriptsTown