Hãy để đối tác Client hiểu hơn về những gì Digital Agency đang làm

CEO & Co Founder @ GIGAN JSC

Trong quá trình tư vấn các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai về Digital Marketing, có khá nhiều trường hợp các đơn vị doanh nghiệp dù rất cần phải triển khai Digital nhưng vẫn phân vân, hay chính xác là ngh

CEO & Co Founder @ GIGAN JSC

Bài viết thể hiện quan điểm của ông Vũ Đức Long – Giám đốc chi nhánh Hà Nội, GIGAN JSC.

Vấn đề một phần là bởi ở thế giới Agency, có một số đơn vị cung ứng dịch vụ Digital không minh bạch, đồng thời cũng nhiều đơn vị Client chưa có kinh nghiệm làm việc với Agency, không nắm được các bước trong để tiến tới hợp tác giữa hai bên.

Do đó bài viết này nhằm hướng đến mục đích để Client hiểu được cách trao đổi & hợp tác, qua đó có thể sơ bộ đánh giá tính minh bạch của Agency.

Khi Client tin tưởng chia sẻ cơ hội hợp tác với đơn vị Agency, họ cũng bất cứ chắc cũng hẳn mong muốn được biết đối tác sẽ phân tích Brief của mình như thế nào. Sau đây là những yếu tố Agency cần đặc biệt chú ý, đồng thời cũng là những nội dung Client nên cần chăm chút khi cung cấp thông tin nếu mong muốn có được một bản kế hoạch chất lượng:

Sau khi xác nhận Brief, thường Client sẽ yêu cầu về các nội dung cần Agency feedback như: Quotation, Media Plan, Proposal, nhưng không phải bất cứ ai cũng nắm rõ được tính khác nhau cũng như mức độ đầu tư để xây dựng các nội dung này, do đó việc đàm phán về deadline có thể khiến việc hợp tác bị chậm lại thậm chí pending từ đây. Ở đây tôi sẽ đi chi tiết về 3 nội dung trên cũng như những điểm khác biệt:

Để hoàn thành một Media Plan sẽ cần tối thiểu các nhân sự là Account, Digital Media và Creative. Đồng thời để có được định hướng chính xác cùng các chỉ số phù hợp thì để ra được Media Plan chất lượng Agency sẽ cần timeline từ 3-5 ngày để nghiên cứu và xây dựng. Điểm hạn chế của Media là đôi khi với những Client chưa có kinh nghiệm làm về Digital sẽ khó theo dõi được nội dung mà sẽ cần thêm một buổi meeting với mục đích Agency trình bày lại các nội dung của Plan để đi đến được thống nhất hợp tác.

Proposal: Có thể coi đây là bản kế hoạch đầy đủ nhất cho một chiến dịch truyền thông, Agenda cơ bản sẽ có thể bao gồm:

Proposal sẽ khắc phục được hạn chế của Media Plan là khi theo dõi Proposal thì Client sẽ dễ dàng nắm bắt được nội dung kế hoạch mà Agency muốn trình bày và rút ngắn nhiều thời gian pitching hơn. Tuy nhiên nhiều đơn vị Agency chỉ làm Proposal khi hai bên đã có hợp đồng cam kết hoặc sẽ charge phí Proposal do Proposal xây dựng sẽ khá nhiều thời gian, công sức của nhân sự; trên thực tế khắc nghiệt, Agency phải gửi chất xám, idea chi tiết của mình đi nhưng vài tháng sau lại thấy toàn bộ ý tưởng của mình xuất hiện trong chiến dịch của Client nọ.

Thường việc thống nhất hợp đồng hợp tác sẽ không diễn ra suôn sẻ ngay cả khi Client cảm thấy “ưng” bản kế hoạch của Agency. Bởi trong quá trình thống nhất này sẽ phát sinh nhiều yếu tố có thể khiến các bản kế hoạch phải chỉnh sửa thậm chí làm lại dù cho bản kế hoạch trước đó đã rất phù hợp với brief rồi. Do vậy để hai bên có thể chủ động xử lý các vấn đề phát sinh này thì từ thời điểm pitching đến khi chiến dịch được triển khai cần phải tính đến việc chỉnh sửa kế hoạch, chứ không chỉ dành thời gian cho việc ký kết hợp đồng và tạm ứng ngân sách.

Từ thời điểm pitching đến khi chiến dịch được triển khai cần phải tính đến việc chỉnh sửa kế hoạch, chứ không chỉ dành thời gian cho việc ký kết hợp đồng và tạm ứng ngân sách.

Khi setup chiến dịch Agency sẽ có những công đoạn chính như sau:

Câu chuyện sau khi ký hợp đồng và mọi việc giao hết cho Agency, rồi cuối cùng Client nhận về kết quả khi kết thúc chiến dịch giờ gần như đã không còn nữa. Đặc biệt với các chiến dịch Digital thì thường các đơn vị Agency chuyên nghiệp sẽ phải lên báo cáo tình hình hàng ngày, thậm chí là report realtime để Client luôn nắm được hiệu suất chiến dịch, đảm bảo được tính minh bạch cao nhất.

Song song với các chỉ số Digital thì định hướng nội dung và hình ảnh truyền thông cũng phải được hai bên thống nhất mới được đưa lên quảng cáo. Vì nếu chỉ là hướng nội dung một chiều của Client hay Agency phụ trách thì khó tránh khỏi những trường hợp như Agency vì muốn có traffic hay lead rẻ sẽ sử dụng những content có tính thu hút cao nhưng lại ảnh hưởng đến thương hiệu của Client.

Hay ở chiều ngược lại, Client muốn đưa đầy đủ thông tin, ưu điểm dịch vụ sản phẩm nhưng lại vượt qua số lượng ký tự cho phép quảng cáo, đồng thời có thể những content quá dài sẽ lại không mang đến phản ứng tốt từ phía khách hàng cuối cùng.

Nghiệm thu chiến dịch thường sẽ dựa vào 2 nội dung chính là KPI thực tế chiến dịch đạt được so với KPI thực tế trên hợp đồng. Đây là cách nghiệm thu cơ bản nhất, đồng thời sẽ hiệu quả đối với những chiến dịch Digital triển khai trong thời gian ngắn. Nhưng ngược lại đối với các chiến dịch dài hạn cùng với nhiều hạng mục công việc, đôi khi việc phải thay đổi số liệu KPI và các hạng mục triển khai là điều khó tránh khỏi, việc đó nhằm đảm bảo được hiệu quả thực tế có thể đạt được tốt nhất. Trong trường hợp như vậy hai bên nên có những lưu ý:

4 giai đoạn trên là những giai đoạn cơ bản khi Client và Agency hợp tác làm việc cùng nhau. Với những Client đã nắm rõ được những việc này, thường họ sẽ không mấy khi chọn sai đối tác Agency của mình, đồng thời sẽ luôn theo sát quy trình để đảm bảo có được kết quả chiến dịch như kỳ vọng.

Ngược lại với những đơn vị Digital Agency chuyên nghiệp, họ sẽ luôn đảm bảo thực hiện chính xác và tuân thủ theo từng quy tắc trong quy trình trên, đồng thời những nhân sự trong Agency đó cũng sẽ luôn được đào tạo và nhắc nhở về cách làm việc như trên.

Vậy nên dù là từ Client hay Agency, hãy luôn chuẩn bị cho mình kiến thức về quy trình hợp tác bài bản, và đừng để sự ít hiểu biết về đối tác của mình trở thành rào cản hoặc hiểu lầm giữa hai bên.

Vũ Đức Long

Brands Vietnam là Cộng đồng Marketing và Xây dựng Thương hiệu toàn diện tại Việt Nam, với những sản phẩm và dịch vụ có kết nối chặt chẽ với nhau để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của marketers nói chung, người làm kinh doanh nói riêng.

Lầu 3, tòa nhà Viet Solutions, số 125/11 Nguyễn Cửu Vân, phường 17, quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.

Giấy phép MXH số 194/GP-BTTTT ký ngày 21/05/2019.

CEO & Co Founder @ GIGAN JSC